个人信息保护方针

*本司个人信息保护方针以日语文件为原本,汉语翻译文本仅供参考,不具备法律效力。一切法律解释均以日语文本为优先准则。

个人信息保护的理念

行政书士法人IMS(下文统称本司)以申请日本签证和相关咨询为核心业务。在业务过程中,我们会得到客户的个人信息,同时也会涉及到本司工作人员的相关信息(包括特定个人信息,下文统称“个人信息”)。这些信息对本司来说极为重要,我们深刻意识到切实妥善保护个人信息是一项不可忽视的社会责任。

有鉴于此,本司将遵循以下方针贯彻个人信息保护工作,为客户及公司员工提供全面保障,同时履行本司应尽的社会义务。

方针

1、关于如何取得、使用和提供个人信息
  • 以合法、公正的手段取得个人信息。
  • 以实现客户委托业务为前提,在必要范围内使用相关个人信息。
  • 如需向第三方提供个人信息,事先需取得当事人同意。
  • 不得在委托业务范畴外使用个人信息。本司将制定相关条款以防止此类事件的发生。
  • 若发生委托业务范畴外需要使用个人信息的情况,本司将事先取得当事人的许可。
2、关于法令、国家制定的相关方针以及其他规范条款(以下统称“法规等”)
作为涉及个人信息的业务主体,本司会及时全面掌握相关法规等情况,并将此类信息迅速告知负责相关业务的公司员工(以下统称“员工”),督促其遵循各项规定。
3、关于如何安全管理个人信息
  • 本司将构建全面的安全保护措施和快速响应机制,以防止在个人信息管理过程中出现非法使用、信息泄露、丢失、损毁等情况。
  • 本司将展开全面查验,迅速发现并规范违规操作和意外事故,整备预防方案以避免工作中出现类似漏洞。
  • 面向公司员工全面展开信息安全管理教育。
4、关于投诉和意见
本司将开设个人信息问询窗口,迅速全面应对关于个人信息使用的各类投诉和意见。虚心听取建议、诚意解决问题。
5、关于持续完善管理体系
  • 出于保护个人信息的目的,本司构建了个人信息管理体系。作为从业者,我们将全面监察公司内部对相关规范的遵守情况,力求发现并改善工作中的违规事件、事故和漏洞。本司会将上述方针写入管理措施和内部规程,致力于持续完善个人信息管理系统。
  • 本司将基于各项法规及JIS Q 15001持续完善个人信息管理体系。

制定日:2016年10月1日
修订日:2017年8月23日
行政书士法人IMS
法人代表:村井尚人

关于个人信息的处理

基于JISQ15001:2006要求事项3.4.2.5及3.4.4.3的相关规定,本司将公开以下信息。

非当事人直接提供的个人信息的使用目的

个人信息的类别 使用目的 是否公开
公司或者学校委托提供的信息 申请护照业务、申请户籍业务、文件公证业务 非公开

公开特定对象个人信息的目的

个人信息的类别 使用目的
索取资料或进行咨询的当事人本人的信息 回应相关咨询事宜;对服务内容进行说明。
合作商的信息 与合作商取得联系、履行合同、完成支付等。
待定员工、应聘者的相关信息 应聘(下载个人信息使用同意书、仅提供日语文本)、录用选考、取得联系。
公司员工信息 人事、总务等员工管理事宜。
委托方(个人)的信息 护照申请业务、户籍申请业务、文件公证业务。

要求公开信息的相关手续

针对本司从当事人或代理人处取得的个人信息,如果您有任何关于信息公开目的的告知、公开、内容修正、内容追加和删减、停止使用、删除信息,以及停止向第三方公开信息(以下统称“公开信息”)等要求,请通过以下方式与我们取得联系。为了防止个人信息的泄露及调换,可能需要您提供可以确认本人身份的文件或资料,之后本司将遵循规范履行相关手续。特定对象个人信息的公开仅限于上述“使用目的”所涉及的范畴。

认定个人信息保护团体的名称&投诉方式

一般财团法人日本情报经济社会推进协会(JIPDEC)个人信息保护投诉问询处
邮编106-0032
东京都港区六本木1-9-91 六本木first building内
电话:03-5860-7565 , 0120-700-779

※ 请注意,上述联络方式无法提供弊社商品及服务的相关咨询。
※ 若您认为弊社在个人信息管理方面存在失当情况,请先与我们联系;若弊社无法妥善处理,请与上述“认定个人信息保护团体”取得联系。

若有任何疑问或投诉建议,请与我们联系。

行政书士法人IMS
个人信息问询窗口
东京都港区西新桥2丁目39番3号 SWAX西新桥大楼8F
(東京都港区西新橋2丁目39番3号 SVAX西新橋ビル8F)
TEL:03-5402-6191(工作日10:00 ~ 17:00) FAX:03-5402-6192(24小时对应)
个人信息管理责任人
个人信息保护管理者: 村井 尚人