「伝わる」コミュニケーション

こんにちは。行政書士法人IMSの後藤です。

IMSに入社してから約半年が経ちました。

週の半分以上はご契約先の大学様へ伺い、

外国人留学生・研究生の方の各種ビザ申請をお手伝いする日々の中で、

多くのお客様と接してきましたが、

最近目下の課題はお客様に「伝わる」コミュニケーションです。

 

1回1回のコンサルティングで、

ご質問に対して自分が持っている答えをどのように伝えるか、

その難しさを痛感しています。

この半年で行政書士として多くの知識を吸収してきましたが、

それをアウトプットすることの難しさ、「伝える」から「伝わる」

コミュニケーションにしていく難しさを感じています。

 

難しさの一つは情報量の調節です。

できるだけ詳細に、伝え漏れのないように、という思いが先に立ちすぎると、

「あれもこれも」詰め込みすぎの回答となり、かえってお客様にとって情報過多で

分かり難い内容となり、肝心なことが伝わらない、ということもあります。

今この時点で、何を一番お伝えしなければならないか、重要なポイントにハイライトを

あてられるよう、とにかく全てを伝えようとするのではなく、優先順位を考えて

情報量をコントロールする必要があります。

 

知識を集積していくことはもちろん、得た知識をいかにお客様に分かりやすく、

「伝える」=一方向のコミュニケーションから、

「伝わる」=双方向のコミュニケーションにしていけるか。

ビザコンサルティング会場で行う対面でのコンサルティング、

メールや電話でのお問合せにお答えする時、

どんな場面でも、必要な説明を十分に尽くせたか、

お客様に正しく伝わったか、、、

振り返り、試行錯誤しながら今後もお客様お一人お一人と

誠実に向き合っていきたいと思います。

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