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領事認証・アポスティーユとは

領事認証・アポスティーユ、という言葉を聞いたことがありますでしょうか。

弊社にも数多くのお問い合わせをいただいております。

例えば、ベトナムの労働許可書を取得するために、卒業証明書や、辞令、無犯罪証明書等、色々な書類を公証役場や外務省、在京大使館で様々な認証を受ける必要があります。

領事認証・アポスティーユは、日本国内で発行・作成された書類を海外の機関に提出する場合、発行されたそのものの提出では書類として認められず、提出先機関から領事認証・アポスティーユを依頼されることがあり、「Notarization」「Legalization」「Apostille」「Authentication」「Attestation」といった呼ばれ方をされます。

領事認証

領事認証は、日本国内で発行・作成された書類を提出する国で有効なものとするために行われる手続きで、日本国内にある各国大使館・総領事館で行なわれ、領事認証が行われた書類は日本国外務省が認めた書類として扱われます。

こちらの手続きが行われる背景としては、発行・作成されたそのままの書類のみでは、提出先が真正な書類、海外の機関から見れば本物であることを確認出来ないため、外務省の公印と各国大使館・総領事館が認めた証明があることで、提出先が真正、かみ砕いていえば本物な書類と認めることになります。

領事認証の流れ

領事認証を行う書類としては、おおまかに①公文書（公的機関が発行した書類で　例えば戸籍謄本、登記簿謄本、犯罪経歴証明書、②私文書で、企業等が作成した書類　例：財務諸表、在職証明書、職務経歴証明書の2種類があります。

公文書の場合

公文書の場合外務省の公印確認を受け、各国大使館・総領事館の認証が必要になります。

私文書の場合

私文書の領事認証の流れですが、まず、公証役場で認証を受けて、次に外務省での公印確認、そして各国大使館・総領事館の認証という流れになり、公文書に比べて私文書の場合には、まず最初に公証役場での認証が必要になるということです。

アポスティーユ

アポスティーユはハーグ条約加盟国で外国公文書の認証を不要とする条約で、略称では認証不要条約に認められる手続きで、各国大使館・総領事館の認証を不要とし、外務省の証明までで真正な書類と認める手続きです。

サイン認証・パスポート認証

領事認証・アポスティーユではなく、「事実証明」の手続きの一つとして行政書士のような専門家の認証で足りるとする機関もあり、「事実証明」手続きの一つとして「パスポート認証」、サインの真正性を証明するために「サイン認証」があります。

提出するパスポートコピー/サインが本物と同じものである、ということを一定の国家資格を持った第三者が判断し、「これは本物に相違ありません」という一筆を添えてサインした書面です。

行政書士は、他人の依頼を受け報酬を得て、官公署に提出する書類その他権利義務又は事実証明に関する書類を作成することを業とすることが規定されています。

一連の手続きは煩雑な手続きですので、やり直しが起こらないよう、まずは提出先機関に提出書類にどのような手続きが必要であるのかをご確認の上、適切な手続きを進められることを推奨いたします。

弊社では、領事認証、アポスティーユ、行政書士による認証を承っておりますので、お気軽にお問い合わせください。